Sanasto

Laajempi arkistoinnin ja tiedonhallinnan sanasto löytyy esimerkiksi täältä: Finto-tietosanasto.

OCR	Optical character recognition, eli tekstintunnistus. OCR-tekniikalla digitaalisista kuvista pyritään havaitsemaan tekstiä, jonka tietokone tallentaa tekstiksi.
Tiedostoformaatti	Tiedostoformaatti eli tiedostomuoto määrittelee, mitä tietoa tiedosto voi sisältää ja minkälaisilla ohjelmilla tiedostoa voidaan käsitellä. Erilaisille aineistotyypeille on erilaisia tiedostomuotoja.
Skanneri	Skannerilla paperiset aineistot voidaan muuttaa digitaalisiksi kuvatiedostoiksi.
Seulonta	Arkiston perustamisvaiheessa arkistoitava aineisto seulotaan ja aineistosta poistetaan sellainen materiaali, jota ei tarvitse arkistoida.
Metatieto	Metatieto on tietoa tiedosta, eli se kuvailee tiedon rakkennetta ja kontekstia. Metatiedon avulla aineistoon voidaan kohdistaa hakuja.
Asiakirja	Asiakirja on arkistoitu dokumentti, jonka sisältö ei enää muutu.
järjestelmämigraatio	Migraatiolla tarkoitetaan tiedostojen siirtämistä uuteen järjestelmään, jotta niitä pystytään käsittelemään saatavilla olevilla ohjelmilla. Migraatiossa tiedoston sisältämä informaatio pysyy muuttumattomana vaikka sen ilmiasu muuttuukin.
tiedostomigraatio	Tiedostomigraatiossa tiedosto muutetaan eli konvertoidaan toiseen tiedostomuotoon, jotta sen saatavuus ja käytettävyys pystytään varmistamaan käytössä olevilla ohjelmilla.
arkisto	Asiakirjoista koostuva kokonaisuus, joka on järjestelty loogisesti tiettyjen ennalta määriteltyjen ehtojen mukaan.
digitointi	Analogisen aineiston muuntamista digitaaliseen muotoon. Analogista aineistoa on kaikki sellainen, mitä ei pystytä säilyttämään tietokoneen kovalevyllä, kuten paperiset dokumentit ja vanhat valokuvat.
analoginen aineisto	Analogista aineistoa ovat esimerkiksi paperiset dokumentit, kirjeet, kirjat ja valokuvat. Lisäksi vanhat vinyylilevyt, VHS-videonauhat ja C-kasetit ovat analogista aineistoa.