Lakiasiat

Lienee aiheellista perustella, miksi yleiset ohjeistukset ja toimintatavat ovat tärkeitä. Arkistolaki velvoittaa viranomaisia ja julkista tehtävää hoitavia organisaatioita toimimaan lain mukaan, mutta yksityishenkilöitä ja suurinta osaa yrityksissä syntyvästä aineistoista arkistolaki ei koske. Tästä syystä näiden viimeksi mainittujen arkistointia pyritään yhdenmukaistamaan ja säätelemään yleisillä ohjeilla ja käytännöillä.

Joskus aineisto halutaan digitoida, jotta alkuperäinen paperinen aineisto voidaan hävittää. Tällöin alkuperäisen aineiston hävittämisessä pitää ottaa huomioon juridiset seikat ja varmistaa, että aineiston hävittäminen on laillista.

Jokainen arkiston omistava organisaatio on velvollinen noudattamaan tietosuojaan liittyviä lakeja ja käytäntöjä. Henkilökohtaiseen käyttöön tarkoitettu arkisto saa sisältää henkilötietoja, eikä se silti muodosta EU:n tietosuoja-asetuksen piiriin kuuluvaa henkilörekisteriä, koska luonnollinen henkilö saa kerätä omaan yksityiseen käyttöönsä henkilötietoja esimerkiksi puhelinluetteloa varten. Jos arkiston omistaja kuitenkin jakaa arkiston julkisesti esimerkiksi verkossa, niin tällöin henkilötiedoista muodostuu henkilörekisteri ja arkiston omistaja on myös velvoitettu noudattamaan tietosuojaan liittyviä lakeja. EU:n tietosuoja-asetukseen voi perehtyä täällä.

Henkilötietojen käsittelyssä tulee aina noudattaa hyviä käytäntöjä ja huolellisuutta, ja henkilötietojen käsittelylle pitää aina olla perusteltu syy. Tietosuojalaissa kuvataan käsittelyn lainmukaisuutta neljällä kohdalla, joista varsinkin kaksi jälkimmäistä ovat olennaisia arkistoinnin näkökulmasta:

• käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden; tai
• henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden.