Kustannukset ja laatukriteerit

Muutamia seikkoja kannattaa pohtia, ennen kuin suin päin rynnätään digitointiprojektin pariin. Tällaisia seikkoja ovat esimerkiksi se, kuinka laajasti aineistoa digitoidaan, mikä on digitoinnin tarkoitus ja mikä on siitä saatava hyöty. Tämä on olennainen kysymys varsinkin silloin kun digitoinnin tarkoitus on kulujen leikkaaminen. Onko sähköisen arkiston ylläpitäminen halvempaa kuin alkuperäisen paperisen arkiston? Mikäli alkuperäinen aineisto aiotaan hävittää digitoinnin jälkeen, niin on huomioitava lakiasiat ja varmistettava, että aineiston hävittäminen on sallittua. Lakiasioista voi lukea lisää täältä.

Yksityishenkilölle digitoinnin kilpailutus eri palveluntarjoajien välillä ei välttämättä ole tarpeellista, mutta organisaatioiden digitointiprojektin toteuttaja yleensä haetaan kilpailuttamalla. Ennen tarjouspyynnön jättämistä tiedetään

• mitä digitoidaan
• mitkä ovat laatukriteerit.

Palveluntarjoajan esittämä tarjous on mahdollisimman realistinen, kun edellä mainitut seikat ovat tiedossa. Kun palveluntarjoaja on valittu, niin on järkevää antaa palveluntarjoajan digitoida pieni koe-erä koko aineistosta. Näin pystytään toteamaan vastaako digitointi niitä laatukriteereitä, joita suunnittelussa on asetettu.

Digitointiprojektin hintaan ja kestoon vaikuttavat useat tekijät, ja kokonaishintaa on hankala määrittää. Hintaan vaikuttaa paljon esimerkiksi se, kuinka paljon työstä joudutaan ulkoistamaan ja kuinka paljon on jo entuudestaan olemassa tarvittavaa IT-infrastruktuuria, osaamista ja laitteistoa. Alkuperäisen aineiston muoto vaikuttaa myös huomattavasti hintaan, koska sen perusteella määräytyy digitointiin tarvittavat laitteistot ja menetelmät. Esimerkiksi tavallisia, hyväkuntoisia kirjoja pystytään digitoimaan tavallisella tasoskannerilla noin 200 sivua tunnissa, kun taas valokuvien skannaus käy huomattavasti hitaammin.

Hintaan vaikuttavista tekijöistä voidaan nostaa esille seuraavat kolme tekijää (http://nickpoole.org.uk/wp-content/uploads/2011/12/digiti_report.pdf):

• alkuperäisen aineiston luonne ja kunto
• toiminnan helppo toistettavuus
• digitoidun aineiston tavoiteltu laatu, laajuus ja kestävyys.

Mikäli digitointi on ostettu palveluna, niin palveluntarjoaja antaa projektikohtaisen arvion aikataulusta, mihin luonnollisesti vaikuttavat aineiston kunto ja laajuus, sekä ostajajn asettamat laatukriteerit. Yksityishenkilön omaan digitointiprojektiin kuluva aika riippuu samoista tekijöistä sekä henkilön omasta panostuksesta.

Äänitteiden ja videokasettien digitoinnissa kannattaa muistaa, että aineiston siirtäminen digitaaliseen muotoon vie yhtä kauan aikaa kuin alkuperäisellä materiaalilla on kestoa. Eli käytännössä kaksi tuntia kestävän kotivideon digitointi vie aikaa kaksi tuntia. Lisäksi tässäkin on hyvä huomioida, että itse digitoinnin lisäksi aikaa kuluu myös projektin muihin tehtäviin, kuten suunnitteluun, dokumentointiin ja alkuperäisen aineiston valmisteluun digitointia varten. Esimerkiksi dokumentit saattavat olla kansioissa tai muovitaskuissa, joista ne täytyy purkaa skannausta varten. Asiakirjoissa on myös usein digitoinnille haitallisia esineitä, kuten niittejä, klemmareita, teippiä ja liimaa, jotka kaikki täytyy poistaa ennen kuin aineistoa voidaan digitoida.

Digitoidun aineiston laatu vaikuttaa usein suoraan tiedostojen kokoon. Käytännössä siis tiedostot vaativat sitä enemmän tallennustilaa mitä korkeampaa niiden laatu on. Tämä koskee varsinkin kuvia, videoita ja äänitiedostoja. Tästä syystä laatu vaikuttaa siis myös kustannuksiin, koska suurempien tiedostojen vaatima tallennustila myös maksaa enemmän.

Yleensä yritykset veloittavat paperisten aineistojen digitoinnista tuntihinnan perusteella. Tämä johtuu siitä, että aineiston kunto vaikuttaa huomattavasti digitointiin kuluvaan aikaan, eli huonokuntoisen materiaalin digitointi käy huomattavasti hitaammin kuin hyväkuntoisten dokumenttien. Tästä syystä yritysten on vaikea määritellä kiinteää kappalehintaa esimerkiksi yksittäiselle sivulle tai kuvalle. Sen sijaan äänitteille ja videonauhoille käytetään yleensä materiaalin kestoon perustuvaa veloitusta. Hinnat liikkuvat 20-30 euron välillä yhtä nauhatallennetta kohti.

Kappalehintoja käytetään sellaisille aineistoille, joita voidaan tasaisella nopeudella digitoida, kuten vanhat diakuvat ja helposti käsiteltävissä olevat valokuvat. Usein yritykset veloittavat ensin jonkin kiinteän aloitusmaksun, joka saattaa olla muutamia kymmeniä euroja, minkä jälkeen hintaan lisätään kappalehinta jokaista digitoitua kappaletta kohti. Kappalehinnat liikkuvat muutamissa kymmenissä senteissä.

Laatukriteerit ja laadunvalvonta

Digitoinnin laatukriteereiksi löytyy esimerkiksi Arkistolaitoksen laatimat suositukset, joita voi hyödyntää digitointiprojektissa: https://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/suositukset/digikriteerit.pdf

Digitointiprojektin alussa on järkevää kartoittaa nykyiset taidot ja käytettävissä olevat resurssit, jotta tiedetään, millaista laatua tavoitellaan ja mikä laatu on toteutettavissa nykyisillä resursseilla: tavoite on paras mahdollinen laatu resurssien puitteissa. Lähtökohtana on siis hyvä ymmärtää organisaation kapasiteetti, tehtävät ja tavoitteet. Arkistoitavasta aineistosta olisi myös hyvä olla jonkinlainen ymmärrys.

Laatukriteerit riippuvat siitä, mihin tarkoitukseen arkistoitavia tiedostoja halutaan käyttää, ja mahdollista jatkokäyttöä varten voi olla myös hyödyllistä arkistoida kaksi eri versiota samasta tiedostosta. Esimerkiksi kuvia ja dokumentteja halutaan kenties jatkossa muokata ja käyttää eri tarkoituksiin, joten kannattaa arkistoida sekä muokattavissa olevat alkuperäiset versiot että arkistokelpoinen versio eri tiedostomuodossa. Esimerkiksi tavanomainen Word-dokumentti voidaan arkistoida sellaisenaan muokkaamista silmällä pitäen, minkä lisäksi samasta dokumentista arkistoidaan myös PDF-versio, jota ei ole tarkoitus muokata.

Laadunvarmistukseen on olemassa kaupallisia tietokoneohjelmia, jotka tarkistavat automaattisesti digitaalisen videon tai äänitteen laadun. Ohjelmat tutkivat esimerkiksi kuvassa näkyviä virheitä ja äänenvoimakkuutta. Dokumenttien laadunvalvonnassa käytetään keinona pistokoemaista aineiston tutkimista, eli aineistosta valitaan satunnaisena otantana materiaalia, jonka laatu varmistetaan manuaalisesti. Jokaisen yksittäisen dokumentin laadun varmistaminen manuaalisesti on käytännössä mahdotonta.

Jos digitoinnin tärkein tavoite on kulujen leikkaaminen, niin joskus valitaan tarkoituksella häviöllisiä tiedostomuotoja, vaikka aineiston laatu kärsiikin. Halutut säästöt saavutetaan kuitenkin tallennustilan määrässä, jota tarvitaan vähemmän kuin korkealaatuiselle aineistolle. Laatukriteerinä voidaan vähintään pitää sitä, että tiedosto on riittävän korkealaatuinen tulevaisuuden käyttöä varten eikä se ole arkistointivaiheessa elinkaarensa lopussa. Tärkeintä on se, että kaikki alkuperäinen informaatio säilyy eikä mitään tietoa katoa digitoinnin aikana.

Laatua valvotaan koko ketjun ajan, koska digitointi ja digiarkistointi koostuvat monista eri prosesseista. Lopullisen digiarkiston laatua ei määrittele ainoastaan se, kuinka korkealaatuisia tiedostot ovat, vaan myös se, kuinka hyvin projekti on alusta asti suunniteltu. Korkealaatuisilla kuvilla ei tee mitään, jos metatiedot ovat puutteelliset tai arkiston kansiorakenne on suunniteltu hutiloiden.