Johdanto digitointiin ja digiarkistointiin

Nykyään yhä suurempi osa tiedonvälityksestä ja tiedon tallentamisesta tapahtuu sähköisesti. Otamme digikuvia älypuhelimilla, lähetämme sähköposteja ja kirjoitamme blogitekstejä. Kaikki tämä tieto on digitaalisessa muodossa jossakin tallennusvälineellä ykkösinä ja nollina. Emme kuitenkaan aktiivisesti pyri turvaamaan kaiken tämän tiedon pitkäaikaista säilymistä, mikä saattaa johtaa siihen, että suuri osa tiedosta katoaa. Samalla katoaa merkittävä osa kulttuuriperintöä. Tästä syystä tiedon pitkäaikaissäilytys eli arkistointi on tärkeä ja tarpeellinen pyrkimys, jonka aloittamiseen vaadittaviin toimenpiteisiin pystyy kuka tahansa.

Arkisto ja arkistointi ovat siinä mielessä hassuja käsitteitä, että jokaisella on varmaankin jonkinlainen mielikuva siitä, mitä ne tarkoittavat. Arkistoon liitetään ihmiselle tyypillisen intuitiivisesti mielikuva pölyisestä kammiosta, missä lukemattomat asiakirjoja sisältävät hyllyt jatkuvat silmänkantamattomiin. Tällainen homeinen mielikuva ei välttämättä ensimmäisenä herätä suurta ihastusta arkistointia kohtaan. Arkistolla on kuitenkin tärkeä tarkoitus: arkistoimalla jokainen meistä voi jättää itsestään jäljen, joka säilyy pitkiä aikoja ja on jälkipolvien saatavilla. Arkistossa säilötään historiaa, jonka avulla yksilö tai organisaatio voi kertoa itsestään tarinan. Arkiston olennaisia ominaisuuksia ovat seuraavat:

• Arkistossa säilytettävät asiakirjat muodostavat loogisen kokonaisuuden, mikä edesauttaa tiedon saatavuutta ja käytettävyyttä.
• Arkiston tarkoitus on säilyttää tietoa pitkiä aikoja, mistä on tulevaisuudessa hyötyä sekä arkistonmuodostajalle että tutkijoille.
• Arkistossa säilytettävä tieto on arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä syntynyttä toiminnallista tietoa.

Jos aivan tarkasti lain mukaan määritellään, niin arkistolaissa sanotaan seuraavaa: "arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä". Arkistossa säilytettävä tieto on siis arkistonmuodostajalle ainutkertaista ja yksilöllistä.

Digitoinnilla tarkoitetaan analogisen aineiston muuntamista digitaaliseen muotoon. Esimerkiksi vanhoja valokuvia voidaan digitoida skannaamalla ja tallentamalla ne tietokoneelle digitaalisina tiedostoina. Digitaalinen arkisto eli digiarkisto ei eroa tavoitteiltaan tavanomaisesta fyysisestä arkistosta. Ainoastaan tiedon esitysmuoto on erilainen: digiarkistossa tieto säilytetään tiedostoina jollakin digitaalisella tallennusvälineellä, kuten tietokoneen kovalevyllä, kun perinteisessä fyysisessä arkistossa tieto säilytetään paperisissa asiakirjoissa ja muilla analogisilla tallennusmedioilla, kuten vaikkapa vanhoilla videonauhoilla.

Digitointi tuo monia hyötyjä. Aineiston digitointi parantaa sen säilyvyyttä, saatavuutta ja käytettävyyttä, koska digitoituihin aineistoihin pääsee nopeammin käsiksi kuin paperiseen aineistoon ja siihen on helpompi kohdistaa hakuja (https://www.townswebarchiving.com/digitisation/). Digitointi myös tehostaa viranomaisten toimintaa.

Digitaalinen aineisto ei kulu käytössä samalla tavalla kuin analoginen aineisto. Esimerkiksi kirjat ja valokuvat kuluvat ja haalistuvat ajan saatossa, kun ajan hammas puree hitaasti mutta varmasti jälkensä. Lisäksi digitaalinen arkisto voi samalla toimia varmuuskopiona alkuperäiselle aineistolle.

Digitaaliset tiedostot ovat kuitenkin riippuvaisia laitteistosta ja ohjelmistoista. Paperisia aineistoja saatetaan arkistoida sadoiksi vuosiksi, mutta sähköisessä arkistossa puhutaan kymmenien vuosien elinkaaresta, koska laitteistot ja ohjelmistot muuttuvat nopealla tahdilla. Siksi oikean tiedostomuodon valitseminen on tärkeää, koska tiettyjen tiedostomuotojen avaamiseen tarvittavia välineitä ei välttämättä ole saatavilla kymmenenkään vuoden kuluttua. Tästä syystä sähköistä arkistoa pitää myös uudistaa tasaisin väliajoin niin, että digitaaliset tiedostot muutetaan sillä hetkellä käytössä olevien standardien mukaisiksi.

Jokaisen digitaalisiin aineistoihin panostavan yksilön ja organisaation on järkevää panostaa myös aineiston pitkäaikaissäilytykseen. Sähköistä arkistointia ei voida pitää ainoastaan museoiden, kirjastojen ja muiden arkistointiorganisaatioiden vastuualueena, vaan se on haaste kaikille tahoille, niin yksityishenkilöille kuin organisaatioillekin, jotka ovat kiinnostuneita digitaalisten aineistojen kehittämisen, ylläpitämisen ja saatavuuden varmistamisesta.